Associations

Le logiciel de gestion des associations, clubs et festivals

La buvette, les dons et leurs reçus fiscaux, la billetterie : les comptes de la saison, sans tableur.

Club sportif · Comité des fêtes · Association culturelle

Concrètement, au quotidien

Ce que vous faites dans PILOM, dans l’ordre où le travail se présente.

Préparer la saison avec le bureau

Assemblée générale, tournoi, fête de fin de saison : chaque date se pose dans le planning partagé, et les membres du bureau conviés sont prévenus. Pour l'annoncer, une seule publication part sur Facebook, Instagram et LinkedIn, à l'heure que vous avez programmée, avec un aperçu fidèle de chaque réseau avant l'envoi. Les likes et commentaires sont relevés chaque nuit.
Lancer l'appel aux dons

Vous sollicitez un mécène ou un adhérent par un appel de fonds numéroté, adressé à un donateur particulier ou à une entreprise, avec son montant, ses modalités et son échéance. L'appel part par e-mail avec son lien en ligne, et vous voyez quand le donateur l'a ouvert. Il passe de « brouillon » à « en attente », puis « validé », enfin « réglé », avec la date et le mode du versement.
Remettre le reçu fiscal

Le don encaissé, le reçu fiscal se génère depuis l'appel, avec le bon article du Code général des impôts : 200 pour un particulier, 238 bis pour une entreprise. PILOM refuse de l'émettre tant que manquent le donateur, la date ou le mode du versement. Une fois émis, le reçu est figé et archivé, et le sous-menu Reçus fiscaux les rassemble pour la période des déclarations.
Tenir la buvette le jour du match

Chaque vendeur ouvre sa caisse nommée, « Caisse 1 » ou « Caisse 2 », avec son fond de caisse ; plusieurs buvettes tournent en même temps, et le chiffre se ventile caisse par caisse. La grille montre prix et stock de chaque produit, l'encaissement peut combiner plusieurs moyens de paiement et affiche la monnaie à rendre. Un gobelet consigné rapporté se rembourse en espèces.
Clôturer et enregistrer les recettes

À la fermeture, le tiroir compté donne l'écart, scellé dans le ticket Z, et la journée devient une seule facture « Ventes buvette », rangée sous son canal. La billetterie, la subvention de la mairie ou l'argent reversé par une plateforme entrent en recettes : montant TTC du virement, TVA à 0 % quand il le faut, justificatif lu par l'IA. Tout compte dans le chiffre d'affaires de l'exercice.
Valider les documents, faire le bilan

Devis de prestataires, attestations d'assurance, comptes rendus : chacun dépose ses documents dans la GED et désigne qui doit les valider ; seules ces personnes, prévenues, acceptent ou refusent, avec un commentaire. La vue d'ensemble déroule ensuite le mois jour par jour : appels de fonds, factures, règlements, dépenses, e-mails. Le trésorier y voit en un coup d'œil ce qui a bougé.